Salvo
Plan een gesprek
085 800 22 22Veelgestelde vragen

Waarom levert track-and-trace van voertuigen geen uren per medewerker op?

Track-and-trace van een voertuig legt vast waar het voertuig is en welke route het rijdt. Uren per medewerker volgen daar niet uit, omdat een voertuig geen persoon is. In een voertuig zitten vaak meerdere mensen, en werk op locatie gebeurt ook zonder voertuig in de buurt. Voor uren per medewerker is een registratie nodig die aan de persoon gekoppeld is. Waar het voertuig zelf het werk doet, volstaat voertuigregistratie meestal.

Wat legt track-and-trace van een voertuig vast?

Een volgsysteem in een voertuig legt de positie van dat voertuig vast. Meestal gaat het om de route, de plaatsen waar het voertuig stilstaat en de tijden waarop het vertrekt en aankomt. Het systeem zit in of aan het voertuig. Het weet daarom wat het voertuig doet, maar niet wie er in zit of wie er uitstapt.

Voor een werkgever met een wagenpark levert zo’n systeem informatie over ritten, kilometers en de inzet van voertuigen. Die informatie gaat over het voertuig. Wie wil weten hoeveel uren een bepaalde medewerker op een bepaalde werklocatie heeft gewerkt, moet de gegevens van het voertuig nog koppelen aan personen. Die koppeling gebeurt dan achteraf, door een planner, een leidinggevende of de medewerker zelf.

Ook voor de privacy is een volgsysteem in een voertuig een onderwerp. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt gps-trackers in bedrijfswagens als voorbeeld van een personeelsvolgsysteem. Volgens de AP mag een werkgever een trackingsysteem in een auto gebruiken als hij een gerechtvaardigd belang heeft en het systeem noodzakelijk is. Bij controle in privétijd wegen de belangen van de werknemer volgens de AP meestal zwaarder dan het belang van de werkgever. In de lijst van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is, noemt de AP GPS-systemen in bedrijfsauto’s als voorbeeld onder controle van werknemers.

Een werkgever die overweegt om uren af te leiden uit voertuiggegevens, gebruikt dus gegevens die voor een ander doel zijn verzameld. Of dat past bij de afspraken met werknemers en de ondernemingsraad, beoordeelt de werkgever zelf.

Waarom is de positie van een voertuig niet de aanwezigheid van een medewerker?

Een voertuig en een medewerker bewegen niet altijd samen. De positie van het voertuig zegt daarom niet zeker waar de medewerker is.

Er zijn veel situaties waarin het voertuig en de medewerker op verschillende plaatsen zijn.

  • Het voertuig staat op een parkeerplaats buiten het terrein, terwijl de medewerker op de werklocatie werkt.
  • Het voertuig vertrekt om materiaal te halen, terwijl de medewerker op de werklocatie blijft.
  • De medewerker loopt van de ene werklocatie naar een andere in de buurt, terwijl het voertuig blijft staan.
  • Het voertuig wordt die dag door een collega gebruikt.
  • De medewerker rijdt mee met een collega in een ander voertuig.

In elk van die situaties geeft de registratie van het voertuig een ander beeld dan de werkelijke aanwezigheid van de medewerker. Wie uren uit voertuiggegevens afleidt, moet die verschillen achteraf corrigeren. Daarmee wordt de urenregistratie weer een reconstructie.

Voor uren per medewerker is een registratie nodig die bij de persoon hoort. Salvo gebruikt daarvoor de telefoon van de medewerker. Komt de medewerker binnen de digitale grens van een werklocatie, dan registreert de app de aankomst. Verlaat hij de grens, dan registreert de app het vertrek. Het maakt daarbij niet uit hoe de medewerker op de werklocatie is gekomen of waar zijn voertuig staat.

Wat gebeurt er als meerdere medewerkers in een voertuig rijden?

In de buitendienst rijden medewerkers vaak samen. Een ploeg van drie of vier mensen in een bus is gewoon. Een volgsysteem in de bus levert dan een registratie op voor het voertuig, niet voor elk van de inzittenden.

Daar ontstaan verschillen uit die het volgsysteem niet kan zien.

  • De bus zet een medewerker af op de eerste werklocatie en rijdt met de anderen door naar een tweede.
  • Een medewerker stapt eerder uit om naar een afspraak te gaan, of wordt later opgehaald.
  • Twee medewerkers blijven langer op een werklocatie, terwijl de bus de rest van de ploeg naar huis brengt.
  • Een medewerker van een onderaannemer rijdt een deel van de dag mee.

Het volgsysteem kent in al die gevallen alleen de route en de stops van de bus. Wie waar was en hoe lang, moet iemand achteraf invullen. Dat gebeurt meestal door een planner of een leidinggevende die de ritten naast de planning legt. Het resultaat is een toedeling van uren op basis van aannames over wie er in het voertuig zat.

Een registratie per persoon heeft die toedeling niet nodig. Bij Salvo registreert de telefoon van elke medewerker zijn eigen aankomst en vertrek op een werklocatie. Rijden drie medewerkers samen naar een werklocatie, dan ontstaan drie registraties. Stapt een van hen eerder uit, dan ziet de werkgever dat in de registratie van die ene medewerker. De medewerker ziet zijn eigen dag in de app en kan die corrigeren tot hij de werkdag goedkeurt.

Hoe registreer je uren bij werk op locatie zonder voertuig?

Niet al het werk in de buitendienst begint en eindigt bij een voertuig. Medewerkers komen ook op de fiets, met het openbaar vervoer, te voet of met een collega. Bij projecten die langer duren, blijft een voertuig soms bij het depot en reist de medewerker op een andere manier naar de werklocatie.

Een volgsysteem in een voertuig registreert in die gevallen niets over de medewerker. De uren moeten dan op een andere manier worden vastgelegd, bijvoorbeeld met een urenbriefje of een invoer in een app aan het einde van de dag. Dat is een opgave achteraf.

Salvo koppelt de registratie aan de persoon in plaats van aan het voertuig. De medewerker heeft de app op zijn telefoon. Rond elke werklocatie ligt een digitale grens, die de klant zelf instelt in het beheerportaal. De app legt de aankomst vast als de medewerker binnen die grens komt en het vertrek als hij de grens verlaat. De medewerker hoeft daarvoor niets in te drukken of op te schrijven.

Centraal slaat Salvo alleen de aankomst- en vertrekmomenten op: welke medewerker, welke werklocatie en welk tijdstip. Salvo legt geen route vast. De nauwkeurige positiebepaling blijft op het toestel.

Ook Salvo heeft grenzen. Zonder telefoon op de werklocatie, of met een lege accu, is er geen registratie van dat bezoek. Ontbrekende registraties kunnen in overleg worden aangevuld en blijven herkenbaar als handmatige correctie. Zonder mobiel bereik loopt de registratie door op het toestel en gaat zij naar de server zodra er weer verbinding is.

Wanneer volstaat voertuigregistratie wel?

Voertuigregistratie volstaat waar het voertuig het werk doet. Dat is het geval als de prestatie van de medewerker samenvalt met de inzet van het voertuig. Bij een chauffeur die alleen rijdt en wiens werk bestaat uit het rijden zelf, zeggen de ritten van het voertuig al veel over de gewerkte tijd. Een aparte registratie van aanwezigheid op een werklocatie voegt daar weinig aan toe.

Een eenvoudige vraag helpt bij de keuze. Is de medewerker of het voertuig de eenheid waarop de werkgever zijn prestatie meet? Is dat het voertuig, dan ligt voertuigregistratie voor de hand. Is dat de medewerker op een werklocatie, dan is een registratie per persoon nodig.

Voertuigregistratie volstaat meestal ook als aan drie voorwaarden tegelijk is voldaan:

  • er zit steeds een vaste medewerker in een vast voertuig;
  • de medewerker werkt in of direct bij het voertuig;
  • het werk is klaar wanneer het voertuig vertrekt.

Is aan een van die voorwaarden niet voldaan, dan wijken de voertuiggegevens af van de werkelijke uren van de medewerker. Dat is in de buitendienst vaak het geval bij ploegen, bij grotere terreinen en bij werk dat meerdere dagen op dezelfde werklocatie duurt.

Salvo is niet bedoeld voor het volgen van voertuigen. Salvo legt aanwezigheid van personen op werklocaties vast. Een werkgever die alleen wil weten waar zijn voertuigen zijn, heeft aan Salvo dus niets. Voor kantoormedewerkers op een vaste werkplek zijn eenvoudigere middelen beschikbaar dan registratie met locatie.

Wat is het verschil voor de privacy tussen voertuigvolgen en registratie van aanwezigheid?

Een volgsysteem in een voertuig legt vast waar het voertuig is, ook tussen werklocaties. Daarmee ontstaat een route. Salvo legt alleen aankomst en vertrek op een afgebakende werklocatie vast. Salvo legt geen route vast en houdt geen locatiegeschiedenis bij buiten het toestel. De nauwkeurige posities blijven op het toestel van de medewerker.

Het verschil zit dus in de reikwijdte. Een route zegt iets over de hele werkdag van degene die rijdt. Een registratie van aankomst en vertrek zegt alleen iets over de aanwezigheid op een werklocatie.

Beide vormen vallen volgens de Autoriteit Persoonsgegevens onder het begrip personeelsvolgsysteem. De AP noemt zowel tijdregistratie als gps-trackers in bedrijfswagens als voorbeeld. Volgens de AP heeft een werkgever voor een personeelsvolgsysteem instemming van de ondernemingsraad nodig. Zonder die instemming mag het systeem in principe niet worden gebruikt.

Voor beide vormen geldt ook de vraag of een DPIA verplicht is. De lijst van de AP noemt stelselmatige monitoring van activiteiten van werknemers en stelselmatige monitoring van locatiegegevens. Of een verwerking daaronder valt, beoordeelt de werkgever zelf.

Bij Salvo kiest de werkgever tussen twee modi. In de doorlopende modus legt Salvo elk bezoek aan een werklocatie vast. In de werkdagmodus registreert Salvo alleen tussen Start werkdag en Einde werkdag. Plaatsen die geen werklocatie zijn, legt Salvo in geen van beide modi vast.

Veelgestelde vragen

Kan ik uren per medewerker afleiden uit mijn track-and-trace-systeem?

Alleen als steeds een vaste medewerker in een vast voertuig zit en in of bij het voertuig werkt. Een volgsysteem legt vast waar het voertuig is, niet wie er in zit of uitstapt. Bij ploegen, bij werk zonder voertuig in de buurt en bij voertuigen die tussendoor vertrekken, moet iemand de uren achteraf toedelen. Dat is dan een reconstructie.

Wat registreert Salvo als drie medewerkers samen in een bus rijden?

Salvo registreert per medewerker. De telefoon van elke medewerker legt zijn eigen aankomst en vertrek op een werklocatie vast. Rijden drie medewerkers samen naar een werklocatie, dan ontstaan drie registraties. Stapt een van hen eerder uit of blijft hij langer, dan ziet de werkgever dat in de registratie van die ene medewerker.

Volgt Salvo ook de route van de medewerker?

Nee. Salvo slaat centraal alleen aankomst en vertrek op een afgebakende werklocatie op: welke medewerker, welke werklocatie en welk tijdstip. Salvo legt geen route vast en houdt geen locatiegeschiedenis bij buiten het toestel. De nauwkeurige positiebepaling blijft op het toestel. Salvo is ook niet bedoeld voor het volgen van voertuigen.

Wanneer is voertuigregistratie genoeg?

Voertuigregistratie is meestal genoeg waar het voertuig het werk doet, zoals bij een chauffeur wiens werk bestaat uit het rijden zelf. De ritten van het voertuig zeggen dan al veel over de gewerkte tijd. Is de medewerker op een werklocatie de eenheid waarop de werkgever zijn prestatie meet, dan is een registratie per persoon nodig.

Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij track-and-trace?

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt gps-trackers in bedrijfswagens als voorbeeld van een personeelsvolgsysteem. Volgens de AP heeft de werkgever voor een personeelsvolgsysteem instemming van de ondernemingsraad nodig, en mag hij het systeem zonder die instemming in principe niet gebruiken. Hetzelfde geldt volgens de AP voor tijdregistratie. De werkgever beoordeelt per systeem welke regeling hij voorlegt.

Bronnen

Deze pagina beschrijft het verschil tussen voertuigregistratie en registratie van aanwezigheid en verwijst naar openbare bronnen. Zij is geen juridisch advies.