Veelgestelde vragen
Antwoorden op de vragen die het vaakst terugkomen over automatische aanwezigheidsregistratie: hoe de registratie werkt, wat er wel en niet wordt vastgelegd, en wat de wet erover zegt.
Het kernonderscheid
Wat is het verschil tussen automatische aanwezigheidsregistratie en inklokken met locatiecontrole?
Bij automatische aanwezigheidsregistratie legt het systeem zelf vast dat een medewerker op de werklocatie aankomt en weer vertrekt. De medewerker voert geen handeling uit. Bij inklokken met locatiecontrole drukt de medewerker nog steeds zelf op een knop; de locatie wordt alleen gebruikt om te controleren of dat op de juiste plek gebeurt.
Het verschil bepaalt wat de registratie waard is als bewijs. Een handmatige klokactie blijft een eigen opgave van de medewerker, ook als de locatie klopt. Een automatische registratie ontstaat zonder tussenkomst en is daarmee onafhankelijk van wie hem invoert.
De meeste Nederlandse urenregistratiesystemen werken volgens het tweede model. Salvo werkt volgens het eerste.
Wat is objectieve urenregistratie?
Een registratie die tot stand komt zonder dat de betrokkene hem zelf invoert of achteraf reconstrueert. De vastlegging gebeurt op het moment zelf, automatisch en volgens dezelfde regels voor iedereen.
Dat staat tegenover de gangbare praktijk, waarin elke medewerker zijn eigen uren opgeeft en de binnendienst die later controleert zonder bij het werk aanwezig te zijn geweest. Die controle kan onvolledigheid en grove afwijkingen signaleren, maar de juistheid van de opgegeven uren zelf niet verifiëren.
Wat is het verschil tussen aanwezigheidsregistratie en urenregistratie?
Aanwezigheidsregistratie legt vast wanneer iemand ergens aanwezig was. Urenregistratie legt vast hoeveel uren aan welk werk zijn besteed, meestal inclusief een verdeling over projecten of taken.
Salvo registreert aanwezigheid op werklocaties. Die gegevens vormen de objectieve onderbouwing waarop de urenverantwoording in uw eigen systeem wordt gebaseerd.
Over de werking
Hoe werkt geofencing bij urenregistratie?
Een geofence is een digitale afbakening rond een werklocatie. Komt het toestel van de medewerker binnen die afbakening, dan wordt dat moment vastgelegd als aankomst. Verlaat het toestel de afbakening, dan volgt een vertrekmoment. Uit die twee momenten volgt de aanwezigheidsduur op die locatie.
Salvo werkt daarbij getrapt. Zolang het toestel zich niet in de buurt van een werklocatie bevindt, gebruikt de app alleen de globale locatiebepaling van het besturingssysteem. Nadert het toestel een werklocatie, dan schakelt de app over op nauwkeuriger positiebepaling. Alleen het aankomst- en het vertrekmoment worden centraal opgeslagen; de nauwkeurige posities blijven op het toestel.
Hoeft de medewerker echt niets te doen?
Voor de registratie van aankomst en vertrek niet. Er is geen tijdklok, geen invulformulier en geen knop per werklocatie.
Wel blijft de medewerker verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van zijn eigen tijdlijn, en voor alles wat het systeem niet kan zien, zoals de aard van het uitgevoerde werk.
Wat wordt er precies opgeslagen?
Centraal worden alleen de aankomst- en vertrekmomenten op afgebakende werklocaties opgeslagen: welke medewerker, welke locatie, welk tijdstip. Er wordt geen route bijgehouden en geen locatiegeschiedenis opgebouwd buiten die momenten.
De nauwkeurige posities die het toestel gebruikt om te bepalen of een geofence wordt gepasseerd, blijven lokaal op het toestel en worden niet naar de server verstuurd.
Kan de registratie beperkt worden tot werktijd?
Er zijn twee modi, en de werkgever kiest welke van toepassing is.
In de doorlopende modus wordt elk bezoek aan een werklocatie automatisch vastgelegd, zonder handeling van de medewerker. In de werkdagmodus start de registratie pas nadat de medewerker op "Start werkdag" drukt en stopt zij na "Einde werkdag".
De werkdagmodus begrenst de registratie tot de werkdag, maar betekent dat er niets wordt vastgelegd wanneer die handeling wordt vergeten. De doorlopende modus is vollediger, maar registreert ook bezoeken buiten de gebruikelijke werktijden. De keuze ligt bij de werkgever, die onder de AVG verwerkingsverantwoordelijke is en die afweging in zijn eigen beoordeling moet kunnen onderbouwen.
Wat gebeurt er als er geen mobiel bereik is?
De registratie loopt door op het toestel. Zodra er weer verbinding is, wordt de vastgelegde informatie doorgestuurd. Werk op locaties zonder dekking leidt dus niet tot ontbrekende registraties.
Wat als de medewerker zijn telefoon vergeet of de accu leeg is?
Zonder toestel op de werklocatie is er geen automatische registratie van dat bezoek. Dat is inherent aan elk systeem dat op een smartphone werkt.
Ontbrekende registraties zijn zichtbaar in de tijdlijn en kunnen in overleg worden aangevuld, waarbij de aanvulling herkenbaar blijft als handmatige correctie en niet als automatische registratie.
Hoe wordt een werklocatie ingesteld?
De klantorganisatie bepaalt zelf welke locaties worden afgebakend en hoe groot die afbakening is. Dat gebeurt in het beheerportaal, waar per locatie een gebied wordt vastgelegd.
Over privacy en wetgeving
Mag een werkgever de locatie van medewerkers registreren onder de AVG?
Onder voorwaarden. Locatiegegevens zijn persoonsgegevens. De werkgever moet een concreet en gerechtvaardigd doel hebben, moet kunnen onderbouwen dat de verwerking noodzakelijk en proportioneel is, en mag niet meer gegevens verzamelen dan nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt gps-systemen expliciet als vorm van een personeelsvolgsysteem.
Toestemming van de medewerker is meestal geen geldige grondslag, omdat in een arbeidsrelatie een gezagsverhouding bestaat en de vraag ontstaat of die toestemming vrij is gegeven. In de praktijk rust de verwerking op het gerechtvaardigd belang van de werkgever, met waarborgen.
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, OR-privacyboekje.
Is geofencing van personeel toegestaan in Nederland?
Het kan toegestaan zijn, mits de inrichting niet verder gaat dan noodzakelijk voor het doel. Beoordeeld wordt onder meer of hetzelfde doel bereikt kan worden zonder medewerkers individueel te lokaliseren, hoe lang gegevens worden bewaard, en of medewerkers vooraf duidelijk zijn geïnformeerd.
Continu volgen om te controleren of iemand voldoende werkt, is aanzienlijk moeilijker te rechtvaardigen dan het vastleggen van een enkele gebeurtenis zoals aankomst op een werklocatie. Bij stelselmatige monitoring van locatiegegevens kan een DPIA verplicht zijn.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij invoering van een urenregistratie-app?
In veel gevallen wel. Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden geeft de OR instemmingsrecht bij regelingen over arbeids- en rusttijden, over het verwerken van personeelsgegevens, en bij voorzieningen waarmee aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers kunnen worden gevolgd.
Hoe meer een systeem kan volgen, hoe duidelijker het instemmingsrecht in beeld komt. Een systeem dat aantoonbaar alleen aankomst en vertrek op werklocaties vastlegt, is voor een OR beter te beoordelen dan een systeem dat een volledige locatiegeschiedenis kan opbouwen.
Is een DPIA verplicht bij invoering van Salvo?
Waarschijnlijk wel. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt op haar lijst van verplichte gegevensbeschermingseffectbeoordelingen zowel de controle van werknemers als de stelselmatige verwerking van locatiegegevens die herleidbaar zijn tot personen.
De DPIA is de verantwoordelijkheid van de werkgever, die onder de AVG verwerkingsverantwoordelijke is. Salvo levert de systeembeschrijving die daarvoor nodig is.
Is Salvo verwerker of verwerkingsverantwoordelijke?
Voor de gegevens van uw medewerkers is uw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en is Salvo de verwerker. U bepaalt het doel en de inrichting; Salvo verwerkt de gegevens in uw opdracht, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
De informatieplicht richting de medewerker ligt daarmee primair bij u als werkgever.
Wie kan de geregistreerde gegevens inzien?
Toegang loopt via rollen die de klantorganisatie zelf inricht in het beheerportaal. Een beheerder kan instellingen wijzigen en gegevens muteren. Een gebruiker heeft uitsluitend leesrechten en kan niets aanpassen.
Een gebruiker kan registraties per medewerker en per moment raadplegen, maar er is geen mogelijkheid om registraties in bulk in te lezen of te exporteren. Daarmee is inzage gericht op het beantwoorden van een concrete vraag, en niet op het samenstellen van overzichten over medewerkers heen.
Salvo-medewerkers hebben geen standaardtoegang tot de registraties van klanten. Toegang voor ondersteuning gebeurt alleen na toestemming van de klant.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Salvo bewaart de registraties maximaal zeven dagen. Daarna worden ze automatisch en definitief verwijderd.
Die korte termijn kan omdat Salvo de bron van de registratie is en niet het archief. De gegevens worden via de API opgehaald in uw eigen project-, ERP- of urensoftware, waar ze onder uw eigen bewaartermijnen en verantwoordelijkheid vallen. Bij Salvo blijft dus geen locatiehistorie van uw medewerkers staan die verder teruggaat dan een week.
De bewaartermijn geldt voor de registraties zelf. Stamgegevens die nodig zijn om het systeem te laten werken, zoals de medewerkers die in dienst zijn en de vastgelegde werklocaties, blijven bestaan zolang zij in gebruik zijn.
Kan een medewerker zijn eigen registraties inzien?
Ja. De medewerker ziet zijn eigen registraties van de werkdag in de app en controleert en accordeert die zelf.
Klopt een registratie niet, dan kan hij die corrigeren tot het moment waarop hij de werkdag definitief goedkeurt. Daarmee ligt de eerste controle bij degene die het werk heeft gedaan, in plaats van bij een kantoormedewerker die er niet bij was.
Wat gebeurt er met de gegevens als een medewerker uit dienst gaat?
Zodra de medewerker in het beheerportaal wordt uitgezet, wordt de app gedeactiveerd en stopt de registratie op het toestel.
De registraties die op dat moment nog binnen de bewaartermijn van zeven dagen vallen, blijven tot het einde van die termijn beschikbaar en worden daarna automatisch verwijderd. De urenadministratie zelf staat in het systeem van de werkgever en valt onder diens eigen bewaartermijnen.
Is urenregistratie wettelijk verplicht?
De Arbeidstijdenwet verlangt van werkgevers een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, zodanig dat toezicht op de naleving mogelijk is. Ook moeten arbeids- en rusttijdenpatronen schriftelijk worden vastgelegd.
De wet schrijft geen specifieke methode voor. Wel roept de eis van deugdelijkheid de vraag op wat een registratie waard is die volledig bestaat uit opgaven achteraf zonder onafhankelijke referentie.
Wat is een manurenadministratie voor de Wet ketenaansprakelijkheid?
Een administratie waarin per werk wordt vastgelegd welke werknemers van een onderaannemer daaraan hebben gewerkt en hoeveel uren. Zij helpt een aannemer aantonen welk deel van de loonsom, en daarmee van de loonheffingen, betrekking heeft op het uitbestede werk.
De Belastingdienst noemt op haar pagina over ketenaansprakelijkheid een voorbeeld van de vastlegging van gewerkte uren als onderdeel van de administratie, en noemt daarnaast de g-rekening en de Verklaring betalingsgedrag als middelen om het aansprakelijkheidsrisico te beperken. Een manurenadministratie alleen neemt het risico dus niet weg.
Wat moet er volgens de Belastingdienst op een factuur van een onderaannemer staan?
Bij diensten hoort op de factuur de aard en omvang van de geleverde dienst te staan, bijvoorbeeld een dienst van een bepaald aantal uren. Bij onderaanneming noemt de Belastingdienst een specificatie van gewerkte uren als relevant onderdeel van de administratie.
Die specificatie is een opgave van de onderaannemer. Zonder eigen, onafhankelijke registratie is er geen referentie om die opgave aan te toetsen.
Over invoering en samenwerking met bestaande software
Vervangt Salvo mijn bestaande software?
Nee. Salvo levert objectieve aanwezigheidsgegevens die via een API beschikbaar zijn voor uw bestaande project-, ERP- of urensoftware. U vervangt niets en krijgt er een geverifieerde databron bij.
Hoe snel is de data beschikbaar?
De registratie is vrijwel direct na het moment zelf beschikbaar en kan op elk gewenst moment via de API worden opgehaald. U kunt de gegevens dus realtime raadplegen, bijvoorbeeld voor een actueel beeld van wie waar aanwezig is, of periodiek in bulk ophalen wanneer dat beter past bij uw verwerkingsproces, bijvoorbeeld één keer per nacht of per week.
Hoe verloopt de invoering?
De invoering gebeurt in fasen, met een realistische doorlooptijd. Doorgaans begint dat met het vastleggen van de werklocaties, een testgroep medewerkers, en pas daarna de bredere uitrol.
Bij organisaties met een ondernemingsraad hoort het instemmingstraject aan de uitrol vooraf te gaan.
Voor welke organisaties is Salvo bedoeld?
Voor organisaties waar medewerkers op wisselende locaties werken en waar die uren eigen kosten zijn. De medewerker is daarbij de eenheid die geregistreerd wordt, niet het voertuig. Voorbeelden zijn buitendienst, onderhoud, groenvoorziening, schoonmaak en werk op projectlocaties.
Waarvoor is Salvo niet bedoeld?
Salvo is geen voertuigvolgsysteem: er wordt geregistreerd waar een medewerker aanwezig is, niet waar een auto rijdt, en er wordt geen route vastgelegd.
Salvo is ook niet bedoeld voor werktijdregistratie op een vaste kantoorlocatie. Daarvoor volstaan eenvoudiger systemen, en de meerwaarde van automatische locatieregistratie is er beperkt.
Werkt Salvo ook voor onderaannemers en zzp'ers?
Ja. De aanwezigheid van medewerkers van onderaannemers op uw werklocatie wordt op dezelfde manier geregistreerd. Daarmee heeft u een eigen referentie naast de urenopgave die de onderaannemer factureert.
Voor zzp'ers geldt de AVG onverkort, terwijl de arbeidsrechtelijke verhouding anders is dan bij eigen werknemers. De afspraken daarover horen in de overeenkomst met de zzp'er te staan.
Op wat voor telefoons werkt Salvo?
De app werkt op iOS en Android. Of medewerkers een zakelijk of een privétoestel gebruiken, bepaalt de werkgever.
Bij privétoestellen weegt de proportionaliteitstoets onder de AVG zwaarder, omdat de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer groter is. Dat is een afweging die de werkgever expliciet moet maken en kunnen onderbouwen.
Hoe verhoudt dit zich tot track-and-trace van bedrijfsauto's?
Track-and-trace registreert waar een voertuig zich bevindt, doorlopend, en zegt niets over wie erin zat of wat er is gedaan. Aanwezigheidsregistratie op basis van geofencing registreert dat een specifieke medewerker op een werklocatie aanwezig was, zonder de route ertussen vast te leggen.
Voor urenverantwoording is het tweede relevanter, en het verwerkt minder gegevens.