Registratie op de werklocatie. Niet daarbuiten.
Automatische urenregistratie roept een terechte vraag op: wat wordt er dan precies van mijn mensen bijgehouden? Bij Salvo is het antwoord bewust begrensd. Geofencing registreert alleen aankomst en vertrek op de vooraf afgebakende werklocatie. Wat daarbuiten gebeurt, wordt niet gevolgd en niet vastgelegd.
Wat een geofence is
Een geofence is een digitale afbakening van een werklocatie: het terrein, het gebouw of de zone waar het werk plaatsvindt. Komt de buitendienstmedewerker binnen die afbakening aan, dan wordt dat moment geregistreerd. Vertrekt hij, dan ook. Meer registreert het systeem niet.
Geen dag-volgen, wel objectieve uren
Dit onderscheid is de kern van hoe Salvo met privacy omgaat. Continu volgen waar iemand de hele dag is, is voor urenregistratie niet nodig. En wat niet nodig is, mag u als werkgever doorgaans ook niet registreren: privacywetgeving vraagt om het minst ingrijpende middel dat het doel bereikt. Salvo is daarom bewust zo ontworpen dat het precies registreert wat voor objectieve uren nodig is, en niets meer. Vastgelegd wordt alleen aankomst en vertrek op de werklocatie; locatiegegevens verlaten het toestel ook alleen als dat aankomst- of vertrekmoment. Dat maakt het systeem uitlegbaar aan uw medewerkers, instemmingsklaar voor uw ondernemingsraad en verdedigbaar richting de toezichthouder.
Hoe lang de gegevens bewaard blijven
De registraties blijven bij Salvo maximaal zeven dagen staan en worden daarna automatisch en definitief verwijderd. Dat kan omdat Salvo de bron van de registratie is en niet het archief: de gegevens worden via de API opgehaald in uw eigen project- of bedrijfssoftware, waar ze onder uw eigen bewaartermijnen vallen. Bij Salvo staat daardoor geen locatiehistorie van uw medewerkers die verder teruggaat dan een week.
Zonder handeling, zonder administratie
De registratie gebeurt automatisch. Geen tijdklok, geen invulformulier, geen knop bij aankomst of vertrek. De buitendienstmedewerker hoeft voor de registratie zelf niets te doen; de werkdag begint gewoon.
Wat dit uw organisatie oplevert
Objectieve registratie in plaats van discussie. Aankomst en vertrek staan vast, centraal en systematisch vastgelegd. Dat beschermt beide kanten: de organisatie bij facturatie en verantwoording, en de medewerker zelf bij discussie over zijn eigen uren.
Draagvlak in plaats van weerstand. Een systeem dat aantoonbaar niet meer registreert dan nodig, is uitlegbaar. Aan de OR, aan de medewerker, aan de toezichthouder.
Realtime bruikbaar. De registratie is vrijwel realtime beschikbaar en direct op te halen in uw eigen software. Hoe dat doorwerkt in uw urenproces leest u op de urenregistratie-pagina.
Een bewezen aanpak
Salvo draait al jaren in productie bij bedrijven met een buitendienst. De privacybegrenzing is geen bijzaak maar een ontwerpkeuze, vanaf het begin.
Plan een gesprek en ontdek hoe geofencing objectieve urenregistratie mogelijk maakt, zonder uw mensen te volgen.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt geofencing bij urenregistratie?
Een geofence is een digitale afbakening rond een werklocatie. Komt het toestel van de medewerker binnen die afbakening, dan wordt dat moment vastgelegd als aankomst. Verlaat het toestel de afbakening, dan volgt een vertrekmoment. Uit die twee momenten volgt de aanwezigheidsduur op die locatie.
Salvo werkt daarbij getrapt. Zolang het toestel zich niet in de buurt van een werklocatie bevindt, gebruikt de app alleen de globale locatiebepaling van het besturingssysteem. Nadert het toestel een werklocatie, dan schakelt de app over op nauwkeuriger positiebepaling. Alleen het aankomst- en het vertrekmoment worden centraal opgeslagen; de nauwkeurige posities blijven op het toestel.
Wat wordt er precies opgeslagen?
Centraal worden alleen de aankomst- en vertrekmomenten op afgebakende werklocaties opgeslagen: welke medewerker, welke locatie, welk tijdstip. Er wordt geen route bijgehouden en geen locatiegeschiedenis opgebouwd buiten die momenten.
De nauwkeurige posities die het toestel gebruikt om te bepalen of een geofence wordt gepasseerd, blijven lokaal op het toestel en worden niet naar de server verstuurd.
Is geofencing van personeel toegestaan in Nederland?
Het kan toegestaan zijn, mits de inrichting niet verder gaat dan noodzakelijk voor het doel. Beoordeeld wordt onder meer of hetzelfde doel bereikt kan worden zonder medewerkers individueel te lokaliseren, hoe lang gegevens worden bewaard, en of medewerkers vooraf duidelijk zijn geïnformeerd.
Continu volgen om te controleren of iemand voldoende werkt, is aanzienlijk moeilijker te rechtvaardigen dan het vastleggen van een enkele gebeurtenis zoals aankomst op een werklocatie. Bij stelselmatige monitoring van locatiegegevens kan een DPIA verplicht zijn.