De factuur van uw onderaannemer vertelt niet wie er werkelijk was
Werkt u met onderaannemers of zzp’ers, dan betaalt u facturen op basis van uren die de ander zelf opgeeft. Een eigen referentie om die opgave te toetsen heeft u niet. De controle die overblijft, is factuurcontrole achteraf: te laat om nog iets vast te stellen, en vrijwel onmogelijk om nog iets aan te vechten.
Hetzelfde probleem als bij eigen personeel, maar met een groter belang
Bij eigen medewerkers is handmatige urenregistratie al een eenzijdige, subjectieve opgave zonder verificatie. Bij onderaannemers komt daar iets bij: de registratie ligt bij een andere partij, met een eigen commercieel belang bij de uitkomst. Elke discussie over uren is dan een discussie tussen twee bedrijven, gevoerd op basis van een opgave die maar één van beide heeft gedaan.
En de keten kijkt mee
De Wet ketenaansprakelijkheid maakt u als aannemer aansprakelijk voor de loonheffingen van uw onderaannemers, schakel voor schakel door de hele keten. Wie dat risico wil beperken, moet onder meer een manurenadministratie kunnen overleggen waarmee vast te stellen is wie wanneer aan het werk was, en controleren of de namen op het mandagenregister kloppen met de mensen die het werk werkelijk uitvoerden. Met papieren opgaven van de onderaannemer zelf is dat laatste in de praktijk niet te doen.
Objectieve aanwezigheid, onafhankelijk van de opgave
Salvo registreert de aanwezigheid van buitendienstmedewerkers, ook die van uw onderaannemers, objectief en automatisch op uw werklocatie. Geofencing legt aankomst en vertrek vast, realtime, centraal en zonder handeling. Daarmee heeft u een eigen, onafhankelijke referentie naast de opgave van de onderaannemer, in plaats van alleen zijn factuur.
Wat het u oplevert
Facturen toetsen aan werkelijkheid. U legt de gefactureerde uren naast de objectief geregistreerde aanwezigheid, per werklocatie en per dag.
Onderbouwde manurenadministratie. De registratie levert de objectieve basis onder uw administratie richting de keten en de Belastingdienst.
Minder discussie, bewijs voor beide kanten. Ook de onderaannemer die gewoon goed werk levert, heeft baat bij een objectieve registratie: zijn uren staan onweerlegbaar vast. Dat maakt de samenwerking zakelijker en rustiger.
Eén beeld over gemengde teams. Eigen mensen, zzp’ers en onderaannemers op dezelfde werklocatie, in één objectieve registratie, realtime beschikbaar in uw eigen software.
En de privacy van hun mensen?
Voor de medewerkers van uw onderaannemer geldt dezelfde bewuste begrenzing als voor uw eigen mensen: vastgelegd wordt alleen aankomst en vertrek op de werklocatie, geen dag-volgen. Hoe dat precies werkt, leest u op de geofencing-pagina.
Een bewezen platform
Salvo draait al jaren in productie bij bedrijven die met eigen buitendienst én onderaannemers werken.
Plan een gesprek en ontdek wat een eigen, objectieve referentie naast de opgave van uw onderaannemers oplevert.
Veelgestelde vragen
Wat is een manurenadministratie voor de Wet ketenaansprakelijkheid?
Een administratie waarin per werk wordt vastgelegd welke werknemers van een onderaannemer daaraan hebben gewerkt en hoeveel uren. Zij helpt een aannemer aantonen welk deel van de loonsom, en daarmee van de loonheffingen, betrekking heeft op het uitbestede werk.
De Belastingdienst noemt op haar pagina over ketenaansprakelijkheid een voorbeeld van de vastlegging van gewerkte uren als onderdeel van de administratie, en noemt daarnaast de g-rekening en de Verklaring betalingsgedrag als middelen om het aansprakelijkheidsrisico te beperken. Een manurenadministratie alleen neemt het risico dus niet weg.
Wat moet er volgens de Belastingdienst op een factuur van een onderaannemer staan?
Bij diensten hoort op de factuur de aard en omvang van de geleverde dienst te staan, bijvoorbeeld een dienst van een bepaald aantal uren. Bij onderaanneming noemt de Belastingdienst een specificatie van gewerkte uren als relevant onderdeel van de administratie.
Die specificatie is een opgave van de onderaannemer. Zonder eigen, onafhankelijke registratie is er geen referentie om die opgave aan te toetsen.
Werkt Salvo ook voor onderaannemers en zzp'ers?
Ja. De aanwezigheid van medewerkers van onderaannemers op uw werklocatie wordt op dezelfde manier geregistreerd. Daarmee heeft u een eigen referentie naast de urenopgave die de onderaannemer factureert.
Voor zzp'ers geldt de AVG onverkort, terwijl de arbeidsrechtelijke verhouding anders is dan bij eigen werknemers. De afspraken daarover horen in de overeenkomst met de zzp'er te staan.