Salvo
Plan een gesprek
085 800 22 22Veelgestelde vragen

Hoe controleer je de urenopgave van een onderaannemer?

Een urenopgave van een onderaannemer controleer je door die naast een eigen bron te leggen. Een factuurcontrole toetst of de opgave klopt met de afspraken, maar niet of de uren werkelijk zijn gewerkt. Een registratie van aanwezigheid op de werklocatie, vastgelegd buiten de onderaannemer om, laat per dag en per locatie zien wie er was. Die registratie vervangt de maatregelen die de Belastingdienst noemt bij ketenaansprakelijkheid niet.

Wat houdt ketenaansprakelijkheid in voor een aannemer?

De ketenaansprakelijkheidsregeling, in de praktijk vaak WKA genoemd, is volgens de Belastingdienst een anti-misbruikregeling. De regeling heeft als doel te voorkomen dat aannemers en onderaannemers misbruik maken van de uitbesteding van werk bij de afdracht van loonheffingen.

De regeling maakt de aannemer van een werk aansprakelijk voor de loonheffingen die een onderaannemer moet afdragen. Een onderaannemer kan het werk verder uitbesteden. Zo ontstaat een keten van aannemers en onderaannemers. Volgens de Belastingdienst is elke aannemer in die keten aansprakelijk voor alle onderaannemers die na hem komen.

Onder loonheffingen vallen volgens de Belastingdienst:

  • loonbelasting;
  • premies volksverzekeringen;
  • premies werknemersverzekeringen;
  • de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

De Belastingdienst wijst erop dat een ondernemer die in de bouw werk uitbesteedt aan een onderaannemer, te maken kan krijgen met aansprakelijkheid voor belasting- en premieschulden van anderen.

Voor een aannemer betekent de regeling dat het niet genoeg is om een factuur te betalen. De aannemer heeft er belang bij om te weten welke onderaannemers en welke medewerkers van die onderaannemers aan zijn werk hebben gewerkt, en hoeveel uren. Meer uitleg over de regeling geeft de Belastingdienst in de brochure Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming.

Salvo geeft geen juridisch of fiscaal advies. Een aannemer die wil weten welke maatregelen in zijn situatie nodig zijn, raadpleegt de Belastingdienst of een fiscalist.

Welke middelen noemt de Belastingdienst om het risico te beperken?

De Belastingdienst noemt op zijn pagina’s over ketenaansprakelijkheid een aantal middelen waarmee een aannemer het risico van aansprakelijkheid kan beperken.

  • G-rekening. Een onderaannemer kan een geblokkeerde rekening openen, de g-rekening. De aannemer stort op die rekening bedragen die overeenkomen met de loonheffingen die de onderaannemer moet afdragen. Voor het openen van een g-rekening is toestemming nodig van de Belastingdienst en van de bank. Een zzp’er die werk in onderaanneming doet, krijgt geen medewerking van de Belastingdienst bij het openen van een g-rekening, omdat hij geen inhoudingsplichtige voor loonheffingen is.
  • Verklaring betalingsgedrag ketenaansprakelijkheid. Met die verklaring laat een onderaannemer zien dat hij zijn loonheffingen betaalt. Volgens de Belastingdienst kan de aannemer daarmee het risico van ketenaansprakelijkheid beperken.
  • Vastlegging van persoonsgegevens en gewerkte uren. De Belastingdienst biedt een voorbeeld voor het vastleggen van persoonsgegevens en een voorbeeld voor het vastleggen van gewerkte uren. Die voorbeelden zijn bedoeld voor situaties waarin ketenaansprakelijkheid speelt. Een overzicht van welke medewerkers van een onderaannemer aan welk werk hebben gewerkt en hoeveel uren, heet in de praktijk een manurenadministratie.

De Belastingdienst spreekt bij die middelen van het beperken van het risico, niet van het wegnemen ervan.

Een registratie van aanwezigheid met Salvo is geen van die middelen. Salvo kan gegevens leveren die een aannemer gebruikt bij het bijhouden van gewerkte uren per medewerker en per werklocatie. Salvo zegt niet dat een registratie met Salvo voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt. Of een administratie volstaat, beoordeelt de aannemer met de Belastingdienst of een adviseur.

Wat is het verschil tussen een urenopgave van de onderaannemer en een registratie van aanwezigheid?

Bij onderaanneming ligt de urenregistratie meestal bij de onderaannemer. De onderaannemer stelt een opgave op en stuurt een factuur met een specificatie van de gewerkte uren. De opdrachtgever betaalt op basis van die opgave. De onderaannemer heeft daarbij een eigen belang, omdat de opgave het bedrag van de factuur bepaalt.

De gebruikelijke controle is een factuurcontrole. De opdrachtgever kijkt of de tarieven kloppen met de afspraken, of de werklocatie juist is en of de uren rekenkundig kloppen. Zo’n controle vindt duidelijke fouten. Zij toetst niet of de opgegeven uren werkelijk zijn gewerkt, omdat de opdrachtgever geen eigen bron heeft om de opgave mee te vergelijken.

Een registratie van aanwezigheid op de werklocatie is zo’n eigen bron. Het verschil met een opgave zit in drie punten.

  • Moment. Een opgave wordt achteraf opgesteld. Een registratie van aanwezigheid ontstaat op het moment van aankomst en vertrek.
  • Partij. Een opgave komt van de partij die factureert. Een registratie van aanwezigheid in het systeem van de opdrachtgever wordt vastgelegd buiten de onderaannemer om.
  • Regels. Een opgave volgt de werkwijze van de onderaannemer. Een registratie van aanwezigheid volgt dezelfde regels voor iedereen op de werklocatie, voor eigen personeel en onderaannemers.

Salvo legt via geofencing de aankomst en het vertrek op een afgebakende werklocatie vast. De medewerker drukt daarvoor niets in en schrijft niets op. Zo ontstaat per medewerker, per dag en per werklocatie een registratie van aanwezigheid. Die registratie zegt dat iemand op de werklocatie was. Zij zegt niet wat hij daar deed of hoeveel werk hij verzette.

Hoe toets je een factuur van een onderaannemer aan geregistreerde aanwezigheid?

Een toetsing van een factuur aan geregistreerde aanwezigheid volgt een vaste volgorde.

  1. Leg de urenspecificatie naast de registraties. Neem per dag en per werklocatie de namen en uren uit de specificatie van de onderaannemer en zet die naast de registraties van aankomst en vertrek.
  2. Zoek de verschillen. Kijk naar medewerkers die wel op de factuur staan maar niet geregistreerd zijn, en naar uren die langer zijn dan de geregistreerde aanwezigheid.
  3. Zoek de verklaring. Een verschil heeft niet altijd een onjuiste opgave als oorzaak. Een medewerker had misschien geen telefoon bij zich of een lege accu, of werkte een deel van de tijd buiten de grens van de werklocatie, bijvoorbeeld om materiaal te halen.
  4. Bespreek de verschillen. Bespreek verschillen met de onderaannemer voordat de factuur wordt betaald. Ontbrekende registraties kunnen in overleg worden aangevuld. Een aanvulling blijft in Salvo herkenbaar als handmatige correctie.
  5. Leg afspraken vast. Spreek in de overeenkomst met de onderaannemer af dat registraties van aanwezigheid worden gebruikt bij de controle van facturen, en hoe met verschillen wordt omgegaan.

Bij Salvo komen de uren via een koppeling in de eigen project- of bedrijfssoftware van de opdrachtgever. De opdrachtgever hoeft zijn bestaande software niet te vervangen. De vergelijking met de factuur kan daardoor gebeuren in de software waarin de opdrachtgever zijn projecten al administreert.

Een registratie van aanwezigheid geeft de opdrachtgever een eigen referentie bij de factuurcontrole. De beslissing over een verschil blijft een afspraak tussen opdrachtgever en onderaannemer.

Wat legt Salvo vast bij medewerkers van een onderaannemer?

Voor medewerkers van een onderaannemer werkt de registratie op dezelfde manier als voor eigen personeel. De medewerker heeft de app op zijn telefoon. Komt hij binnen de digitale grens van een werklocatie, dan registreert de app de aankomst. Verlaat hij de grens, dan registreert de app het vertrek.

Centraal slaat Salvo alleen de aankomst- en vertrekmomenten op: welke medewerker, welke werklocatie en welk tijdstip. Salvo legt geen route vast en houdt geen locatiegeschiedenis bij buiten het toestel. De nauwkeurige positiebepaling blijft op het toestel. Salvo legt niet vast wat de medewerker op de werklocatie doet.

Ook zzp’ers kunnen met Salvo worden geregistreerd. De registratie werkt dan op dezelfde manier. Afspraken over de verhouding tussen opdrachtgever en zzp’er, en over het gebruik van de registraties, horen in de overeenkomst.

Op een werklocatie werken vaak gemengde ploegen van eigen personeel, zzp’ers en medewerkers van onderaannemers. Salvo legt de aanwezigheid van al die medewerkers op dezelfde manier vast. De opdrachtgever krijgt zo een overzicht van wie er per dag op een werklocatie was, ongeacht bij welk bedrijf iemand in dienst is.

De medewerker ziet zijn eigen registraties van de werkdag in de app en kan die corrigeren tot hij de werkdag goedkeurt. Zonder telefoon op de werklocatie, of met een lege accu, is er geen registratie van dat bezoek.

Hoe lang registraties bewaard blijven, legt de opdrachtgever vast in de verwerkersovereenkomst met Salvo. Salvo is verwerker. De opdrachtgever die Salvo inzet, bepaalt doel en middelen van de verwerking en maakt met de onderaannemer afspraken over de registratie van diens medewerkers.

Wat kan een registratie van aanwezigheid niet aantonen?

Een registratie van aanwezigheid laat zien dat een medewerker op een bepaald moment op een werklocatie aankwam en wanneer hij vertrok. Veel andere vragen beantwoordt zo’n registratie niet.

  • Afdracht van loonheffingen. Een registratie zegt niets over de vraag of de onderaannemer zijn loonheffingen afdraagt. Daarvoor noemt de Belastingdienst andere middelen, zoals de g-rekening en de Verklaring betalingsgedrag ketenaansprakelijkheid.
  • Dienstverband. Een registratie zegt niet bij welk bedrijf een medewerker in dienst is of op welke basis hij werkt. Die gegevens komen uit de administratie van de onderaannemer en de overeenkomst.
  • Werk dat is gedaan. Een registratie zegt niet wat een medewerker op de werklocatie heeft gedaan of hoeveel werk hij heeft verzet.
  • Aanwezigheid zonder telefoon. Was een medewerker op de werklocatie zonder telefoon, of was zijn accu leeg, dan is er geen registratie. Een ontbrekende registratie betekent dus niet zeker dat de medewerker er niet was.
  • Werk buiten de grens. Werk buiten de digitale grens van een werklocatie, zoals het halen van materiaal, valt buiten de registratie.

Salvo zegt niet dat een registratie met Salvo voldoet aan wettelijke eisen of de aansprakelijkheid van een aannemer wegneemt. De gegevens van Salvo kunnen dienen als onafhankelijke referentie bij het toetsen van de urenspecificatie van een onderaannemer. Hoe zwaar die referentie weegt, hangt af van de afspraken tussen opdrachtgever en onderaannemer.

Veelgestelde vragen

Wat is een manurenadministratie?

Een manurenadministratie is in de praktijk een overzicht van welke medewerkers van een onderaannemer aan welk werk hebben gewerkt en hoeveel uren. De Belastingdienst biedt een voorbeeld voor het vastleggen van gewerkte uren, bedoeld voor situaties waarin ketenaansprakelijkheid speelt. Meer uitleg geeft de Belastingdienst in de brochure Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming.

Neemt een registratie met Salvo de ketenaansprakelijkheid weg?

Nee. Salvo zegt niet dat een registratie met Salvo voldoet aan wettelijke eisen of de aansprakelijkheid van een aannemer wegneemt. De Belastingdienst noemt middelen om het risico te beperken, zoals de g-rekening en de Verklaring betalingsgedrag ketenaansprakelijkheid. Een registratie van aanwezigheid laat alleen zien wie wanneer op een werklocatie was.

Waarom is een factuurcontrole niet genoeg om uren te controleren?

Een factuurcontrole toetst of tarieven, werklocatie en berekening kloppen met de afspraken. Zij toetst niet of de opgegeven uren werkelijk zijn gewerkt, omdat de urenspecificatie van de onderaannemer zelf komt. Voor die toets heeft de opdrachtgever een eigen bron nodig, zoals een registratie van aanwezigheid op de werklocatie die buiten de onderaannemer om is vastgelegd.

Werkt Salvo ook voor zzp’ers?

Ja. Voor zzp’ers werkt de registratie op dezelfde manier als voor eigen personeel en voor medewerkers van onderaannemers. Salvo legt alleen aankomst en vertrek op een afgebakende werklocatie vast. Afspraken over de verhouding tussen opdrachtgever en zzp’er, en over het gebruik van de registraties, horen in de overeenkomst tussen beide.

Wat doe je als de factuur meer uren bevat dan geregistreerd?

Zoek eerst de verklaring. Een medewerker had misschien geen telefoon bij zich, een lege accu, of werkte een deel van de tijd buiten de grens van de werklocatie. Bespreek het verschil met de onderaannemer voordat de factuur wordt betaald. Ontbrekende registraties kunnen in overleg worden aangevuld en blijven herkenbaar als handmatige correctie.

Bronnen

Deze pagina beschrijft hoe een registratie van aanwezigheid kan helpen bij het controleren van urenopgaven en verwijst naar openbare bronnen. Zij is geen juridisch of fiscaal advies.